Suomen pelastusalan ammattilaiset SPAL toimii pelastusalojen henkilöstön ammattiliittona. Liitto edistää ja valvoo pelastus-, ensihoito- ja hätäkeskustyöntekijöiden työsuhde-etuja ja oikeuksia työntekijänä sekä edistää heidän hyvinvointiaan työelämässä.
Käsittelemme henkilötietoja ja pidämme yllä jäsenrekisteriä, jotta voimme toteuttaa SPALin jäsenille jäsenpalveluja. Palveluiden käyttöön liittyviä tietoja käsittelemme, jotta voimme viestiä liiton jäsenpalveluista, -koulutuksista ja -tapahtumista sekä kehittää jäsenpalveluja tai toteuttaa edunvalvontaa.
Olemme yhteydessä jäseniin ja muihin sidosryhmiin, kun toteutamme palveluja, tapahtumia ja jäsenkyselyjä tai kerromme SPALin palveluista, toiminnasta ja jäseneduista. Kerromme niistä eri viestintäkanavien ja -välineiden avulla, kuten esimerkiksi sähköpostin, puhelimen, uutiskirjeen ja jäsenlehden ja verkkosivujen www.spal.fi avulla.
Henkilötietoja saamme jäseneltä itseltään, jäseneksi liittymislomakkeesta ja muista lomakkeista ja ilmoituksista. Lisäksi saamme henkilötietoja verkkosivujen kautta, yhteistyöorganisaatioilta tai palveluiden käytön yhteydessä. Kerättävien tietojen kattavuus ja säilytys voi siten vaihdella.
Henkilötietoja tallennetaan vain perustellusta syystä. Pääsääntöisesti tietoja tarvitaan SPALin palveluiden toteuttamiseksi, toiminnan kehittämiseksi, yhteydenpitoon, tapahtumista sekä jäsenpalveluista ja -eduista viestimiseen. Palveluiden käyttö on vapaaehtoista, eikä annettuja henkilötietoja käsitellä muissa kuin esitetyissä käyttötarkoituksissa.
Tietoja käsittelevät palvelun sisältöä ylläpitävät henkilöt Suomen pelastusalan ammattilaiset SPAL ry:ssä sekä palvelua tuottavat yhteistyökumppanit alihankkijoineen, joiden kanssa SPAL on sopinut henkilötietojen käsittelystä tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.
Palveluiden käyttäjänä sinulla on oikeus muun muassa saada tieto siitä, mitä tietoja sinusta tallennamme ja kuka käsittelee tietojasi. Lisäksi voit tarkistaa sinusta keräämämme tiedot ja tarvittaessa päivittää ne ajan tasalle.
Mikäli tarvitset lisätietoja henkilötietojesi käsittelystä SPALissa, pyydämme sinua ottamaan yhteyttä SPALin tietosuojavastaavaan: Mikko Terävä, p. 045 657 6882, mikko.terava@spal.fi.
Rekisteriselosteitamme päivitetään toimintamme ja käyttämiemme teknologioiden ja palveluiden kehittämisen myötä. Selosteiden sisältö voi näin ollen muuttua.
Jäsenrekisterin rekisteriseloste
Henkilötietolain (523/99) 10§:n mukainen rekisteriseloste. Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679.
Rekisterinpitäjä
Suomen pelastusalan ammattilaiset SPAL ry
Vernissakatu 6, 01300 VANTAA
toimisto@spal.fi
puh. (09) 867 8880
Y-tunnus: 1082814-3
Rekisterin nimi
Suomen pelastusalan ammattilaisten jäsenrekisteri
Rekisterin pitämisen peruste
Suomen pelastusalan ammattilaiset SPAL on pelastusalan ammattiliitto.
Liitto ajaa ja valvoo pelastus-, ensihoito- ja hätäkeskustyöntekijöiden etuja ja oikeuksia sekä edistää heidän hyvinvointiaan työelämässä.
Liiton tarkoitus on määritelty sääntöjen 2 §:ssä.
Rekisterin pitämisen yleiset edellytykset noudattaen henkilötietolain 8§:n edellytyksiä ovat:
- jäsenyyden hoitaminen
- järjestötoiminta
- jäsenten edunvalvonta
- jäsenviestintä
- jäsenmaksujen perintä
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Jäsenrekisterin tietoja käytetään jäsenasioiden ja jäsenten edunvalvonnan hoitamiseen liiton ja sen jäsenyhdistysten toiminnassa. Henkilötietoja kerätään sähköisellä lomakkeella liiton www-sivuilla sekä paperisella jäsenilmoituslomakkeella.
Rekisterin tietosisältö
Jäsenilmoituksen yhteydessä henkilöiltä kerätään seuraavat tiedot:
Henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, äidinkieli, koulutus- ja työsuhdetiedot, työnantajatiedot ja halukkuus liittyä Aaria-työttömyyskassan jäseneksi.
Lisäksi jäsen voi halutessaan antaa tietoa aikaisemmasta liitosta ja/tai työttömyyskassasta ja valtuuttaa SPAL ry:n irtisanomaan jäsenyys edellisessä liitossa ja/tai työttömyyskassassa.
Liiton ja sen jäsenyhdistysten luottamustehtävät ja niiden kesto merkitään henkilön tietoihin liiton hallituksen ja jäsenyhdistysten ilmoitusten perusteella. Lisäksi liiton toimisto kirjaa henkilön tietoihin jäsenyyden muutoksiin ja jäsenmaksujen suorituksiin liittyviä tietoja.
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilön perustiedot siirtyvät rekisteriin henkilön oman ilmoituksen perusteella. Niitä päivitetään henkilön oman ilmoituksen tai hänen jäsenyhdistyksen ilmoituksen perusteella. Henkilötietoja voidaan päivittää myös osoitepalvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekisteristä. Työnantaja antaa työnantajaperinnän piirissä olevien jäsenten jäsenmaksutietoja.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Jäsenten tietoja (nimi, sähköpostiosoite ja postitusosoite) voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneille jäseneduista tiedottamiseen. Luovutus perustuu jäsenhakemuksen yhteydessä saatuun tietoon henkilötietojen käytöstä suoramarkkinointitarkoituksiin. Niiden jäsenten, joiden jäsenmaksun työnantaja perii palkanmaksun yhteydessä, tietoja voidaan luovuttaa työnantajalle jäsenmaksuperinnän käynnistämiseksi.
Aaria-työttömyyskassan nimetyt henkilöt näkevät rekisteristä kassaan kuuluvien jäsenten tiedot. Henkilön jäsenmaksuihin ja jäsenyysaikoihin liittyviä tietoja luovutetaan pyydettäessä Suomen pelastusalan ammattilaisista eronneen tai erotetun jäsenen uudelle ammattiliitolle ja työttömyyskassalle.
Suomen pelastusalan ammattilaiset luovuttaa vuosittain veroviranomaiselle tiedot henkilöiden maksetuista jäsenmaksuista. Lisäksi liitto luovuttaa jäsenen henkilötietoja vakuutusyhtiöön, liiton jäsenetuvakuutusta varten, jolla jäsenet ovat vakuutettu työpaikalla sekä vapaa-ajalla. Näihin kaikkiin luovutuksiin on jäsen itse antanut suostumuksen liittoon liittymistilanteessa erillisellä liittymislomakkeella ja jäsen voi milloin tahansa omasta pyynnöstään perua luovutusten säännönmukaisuuden.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietoja sisältävät arkistoitavat asiakirjat säilytetään lukitussa paikassa ja tuhotaan välittömästi käyttötarpeen päätyttyä.
Sähköisesti käsiteltävät tiedot
Käyttöoikeudet on määritelty käyttäjäryhmittäin ja rekisteri on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Yhteys on SSL-suojattu. Liiton toimisto myöntää tunnukset niille työntekijöille tai luottamushenkilöille, jotka tehtävänhoidossa tarvitsevat jäsenrekisteritietoja.
Liiton toimiston henkilökunta käsittelee kaikkia jäsenrekisterissä olevia tietoja.
Lisäksi jäsenrekisterin tekniseen ylläpitoon osallistuu Avoine Oy:n järjestelmätuen henkilökunta.
Jokainen jäsen voi tarkastaa omat henkilötietonsa kirjautumalla sähköiseen asiointipalveluun liiton internet sivuilla tai olemalla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan virheellisen tiedon korjaamista tai poistamista siinä tapauksessa kun henkilötietoja ei enää tarvita rekisterin pitämisen edellytysten mukaisesti.
Lisävakuusrahaston rekisteriseloste
Henkilötietolain (523/99) 10§:n mukainen rekisteriseloste
Rekisterinpitäjä
Suomen pelastusalan ammattilaiset SPAL ry
Vernissakatu 6, 01300 VANTAA
toimisto@spal.fi
puh. (09) 867 8880
Y-tunnus: 1082814-3
Rekisterin nimi
Suomen pelastusalan ammattilaiset SPAL ry:n lisävakuusrahasto
Rekisterin pitämisen peruste
Lisävakuusrahaston tarkoitus on avustaa taloudellisesti Suomen pelastusalan ammattilaisen SPAL ry:n (SPAL) jäseniä työtapaturmista syntyneiden vammojen sekä työperäisten tai työolosuhteista aiheutuneiden sairauksien lääketieteellisessä hoidossa.
Lääketieteellinen hoito tarkoittaa lääkäreiden tai muiden terveydenhuollon ammattilaisten suorittamia tutkimuksia, hoitotoimia mukaan lukien kuvaukset ja operaatiot sekä vamman tai sairauden edellyttämää kuntoutusta. Lääketieteellisenä hoitona voidaan avustaa myös työtapaturmista johtuvia ja tarpeellisia hammashoidollisia toimia.
Avustuksen myöntämisen pääasiallinen tarkoitus on edistää, tukea ja / tai nopeuttaa jäsenen työhön palaamista.
Rahastoa varten on laadittu erilliset SPALin lisävakuusrahaston menettely- ja toimintaohjeet
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Lisävakuusrahaston rekisterin tietoja käytetään avustushakemuksen käsittelyssä ja päätöksen teossa.
Rekisterin tietosisältö
Avustushakemuksen yhteydessä henkilöiltä kerätään seuraavat tiedot:
Henkilö- ja yhteystiedot henkilötunnuksineen, tilinumerotieto avustuksen maksamista varten, jäsenen terveydentilaan liittyviä selvityksiä sekä maksukuitit koituneista kuluista, joista avustusta haetaan.
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilön perustiedot siirtyvät rekisteriin henkilön oman ilmoituksen perusteella. Avustushakemuksen henkilötilinumero- ja terveysselvitystietoja kerätään suojatun internet linkin (TLS/SSL-salaus) kautta tulleella hakemuksella sekä postitse paperisella lomakkeella, jonka jäsen on itse lähettänyt.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta ulkopuoliselle.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto:
Avustushakemuksen liitteenä olevat terveysselvitykset tuhotaan välittömästi kun tietoja ei enää tarvita avustusrahaston päätöksenteon ja avustuksen maksatuksen edellytysten mukaisesti. Avustushakemus ja maksukuitit/tositteet säilytetään kirjanpitolain vaatiman säilytysajan puitteissa. Avustushakemus ja siihen liittyvät asiakirjat säilytetään lukitussa paikassa.
Sähköisesti tallennettu aineisto:
Säilytetään erillisessä tietokannassa, joka on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Tietojen käsittelyssä noudatetaan yleisiä tietosuojasäännöksiä. Tietoja saavat käyttää Suomen Palomiesliiton toimiston henkilökunnasta vain ne, jotka tarvitsevat tietoja avustushakemuksen käsittelyssä ja päätöksenteossa. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan virheellisen tiedon korjaamista tai poistamista siinä tapauksessa kun henkilötietoja ei enää tarvita rekisterin pitämisen edellytysten mukaisesti.
Koulutustuen rekisteriseloste
Henkilötietolain (523/99) 10§:n mukainen rekisteriseloste
Rekisterinpitäjä
Suomen pelastusalan ammattilaiset SPAL ry
Vernissakatu 6, 01300 VANTAA
toimisto@spal.fi
puh. (09) 867 8880
Y-tunnus: 1082814-3
Rekisterin nimi
Suomen pelastusalan ammattilaisten koulutustuki
Rekisterin pitämisen peruste
Suomen pelastusalan ammattilaiset ry (SPAL) tukee rahallisesti ns. aktiivijäsentensä omaehtoista koulutusta. Rahastoa varten on laadittu erilliset koulutustuen menettely- ja toimintaohjeet.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Koulutustuen rekisterin tietoja käytetään koulutustukihakemuksen käsittelyssä ja päätöksen teossa.
Rekisterin tietosisältö
Koulutustuen hakemisen yhteydessä henkilöiltä kerätään seuraavat tiedot:
Henkilö- ja yhteystiedot sekä jäsenyhdistystieto. Lisäksi kerätään tieto tarkoitetusta koulutuksesta, sen hinnasta, kestosta ja mahdollisuudesta kirjalliseen opinnäytetyöhön.
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilön perustiedot siirtyvät rekisteriin henkilön oman ilmoituksen perusteella. Koulutustukihakemus osoitetaan kirjallisena (sähköposti tai perinteinen kirjeposti) SPALin toimistolle. Hakemuksesta on käytävä ilmi ainakin jäsenyhdistys, hakijan yhteystiedot, tarkoitettu koulutus, sen hinta, kesto sekä mahdollisuus kirjalliseen opinnäytetyöhön.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta ulkopuoliselle.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto:
Koulutustukihakemus ja siihen liittyvät asiakirjat säilytetään lukitussa paikassa.
Koulutustukihakemuksen liitteenä olevat maksukuitit/tositteet säilytetään kirjanpitolain vaatiman säilytysajan puitteissa.
Sähköisesti tallennettu aineisto:
Säilytetään erillisessä tietokannassa, joka on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Tietojen käsittelyssä noudatetaan yleisiä tietosuojasäännöksiä. Tietoja saavat käyttää Suomen pelastusalan ammattilaisten toimiston henkilökunnasta vain ne, jotka tarvitsevat tietoja koulutustukihakemuksen käsittelyssä ja päätöksenteossa.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan virheellisen tiedon korjaamista tai poistamista siinä tapauksessa kun henkilötietoja ei enää tarvita rekisterin pitämisen edellytysten mukaisesti.
Pelastusalan ammattilainen -lehden rekisteriseloste
Henkilötietolain (523/99) 10§:n mukainen rekisteriseloste
Rekisterinpitäjä
Suomen pelastusalan ammattilaiset SPAL ry
Vernissakatu 6, 01300 VANTAA
toimisto@spal.fi
puh. (09) 867 8880
Y-tunnus: 1082814-3
Rekisterin yhteyshenkilö
Viestinnän asiantuntija
Maarit Krok
etunimi.sukunimi@spal.fi
Rekisterin nimi
Pelastusalan ammattilainen -lehden postitusosoitteisto
Rekisterin pitämisen peruste
Suomen pelastusalan ammattilaiset SPAL ry:n jäsen- ja sidosryhmälehti Pelastusalan ammattilainen postitetaan liiton jäsenille, pelastusasemille sekä laajana jakeluna liiton sidosryhmille sekä pelastusalan päättäjille ja vaikuttajille kunta, hyvinvointialue – ja valtiotasolla.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Pelastusalan ammattilainen -lehden osoitteiston henkilötietoja käytetään lehden jakeluun postitse.
Rekisterin tietosisältö
Pelastusalan ammattilainen lehden osoitteistoon kerätään henkilöiltä seuraavat tiedot: Etunimi, sukunimi ja/tai yrityksen nimi, osoite, postinumero ja postitoimipaikka.
Säännönmukaiset tietolähteet
Jäsenten osalta henkilön osoitetiedot siirtyvät rekisteriin Suomen pelastusalan ammattilaisten jäsenrekisteristä.
Ulkopuolisten yhteistyökumppaneiden tiedot siirtyvät rekisteriin henkilön / yrityksen oman ilmoituksen perusteella.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta ulkopuoliselle.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Sähköisesti tallennettu aineisto:
Säilytetään erillisessä tietokannassa, joka on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Tietojen käsittelyssä noudatetaan yleisiä tietosuojasäännöksiä. Tietoja saavat käyttää Suomen pelastusalan ammattilaisten toimiston henkilökunnasta vain ne, jotka tarvitsevat tietoja lehden osoitteiston laatimisessa lehtipainoa varten.
Osoitteisto lähetetään lehtipainoon suojatun sähköpostin välityksellä. Lehtipaino hävittää osoitetiedot välittömästi käyttötarpeen päätyttyä.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan virheellisen tiedon korjaamista tai poistamista siinä tapauksessa kun henkilötietoja ei enää tarvita rekisterin pitämisen edellytysten mukaisesti.
Verkkosivusto www.spal.fi
Spal.fi-sivulla voimme kysyä yhteystietojasi, henkilötietojasi sekä tietoja työsuhteestasi jäsenyytesi hoitamiseen ja yhteydenpidon liittyen.
Sivustojen kävijäseuranta ei suoraan kerää tietoja, joista yksittäinen kävijä voidaan tunnistaa.
IP-osoitteen lisäksi sivustojen käytöstä kerätään yleisiä tilastotietoja, joita käytetään verkkopalvelujen ja liiton palvelujen kehittämiseen. Näitä tietoja ovat muun muassa ladatut sivut, ajankohta sekä verkkoselain ja käyttöjärjestelmä.
Kolmannen osapuolen sovellus
Joillekin spal.fi -verkkosivuston sivuille on upotettu kolmannen osapuolen sovellus, kuten sosiaalisen median syöte tai video, näköisverkkolehti tai verkkokauppa. Näissä sovelluksissa voidaan käyttää evästeitä, jotka välittävät tiedon sivun latauksesta ja osoitteesta kolmannelle osapuolelle. Evästeiden toiminnasta saa lisätietoja palveluntarjoajan tietosuojalausekkeista:
Twitter
Facebook ja Instagram
Google ja YouTube
Pelastusalan.ammattilainen.fi / Seravo Oy
Issuu: 1, 2
Jäsenuutiskirje – spal.fi
Henkilötietolain (523/99) 10§:n mukainen rekisteriseloste
Rekisterin ylläpitäjä
Suomen pelastusalan ammattilaiset SPAL ry
Vernissakatu 6, 01300 VANTAA
toimisto@spal.fi
puh. (09) 867 8880
Y-tunnus: 1082814-3
Spal.fi -jäsenuutiskirjeen vastaanottaminen ja tilaus perustuu jäsensuhteeseen. Digitaalisessa jäsenuutiskirjeessä tiedotetaan jäseneduista ja -palveluista, tapahtumista, ja toimitetaan jäsenuutisia sekä toteutetaan jäsenkyselyjä.
Rekisterin tietosisältö
Jäsenille lähetettävään digitaalisen jäsenuutiskirjeen lähetyslistaan on koostettu Suomen pelastusalan ammattilaiset SPAL ry:n jäsentietojärjestelmästä seuraavat tiedot: etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite.
Jäsenen osalta henkilö- ja osoitetiedot (nimi, sähköpostiosoite) siirtyvät ja päivittyvät kolmannen osapuolen ylläpitämään sähköiseen jäsenuutiskirjeen osoiterekisteriin Suomen pelastusalan ammattilaisten jäsenrekisteristä.
Uutiskirjetyökalun tarjoava yhteistyökumppani toimii tietosuoja-asetuksen mukaisena henkilötietojen käsittelijänä, joka käsittelee henkilötietoja (nimi, sähköpostiosoite) asiakkaan puolesta ja lukuun.
Tietoja ei luovuteta ulkopuoliselle. Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Tietoja säilytetään uutiskirjeosoitetietokannassa, joka on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Tietojen käsittelyssä noudatetaan yleisiä tietosuojasäännöksiä.
Jäsen voi koska tahansa poistua digitaalisen jäsenuutiskirjeen postituslistalta. Ohjeet löytyvät spal.fi -jäsenuutiskirjeen lopusta.
Rekisteröidyllä on mahdollisuus pyytää häntä koskevan virheellisen tiedon korjaamista tai poistamista siinä tapauksessa, kun tietoja ei enää tarvita uutiskirjeen lähettämiseksi vastaanottajalle.
Tapahtumat ja koulutustilaisuudet
Tietosuojaseloste: Tapahtumat tai kumppanuustapahtumat, joiden järjestämiseen SPAL osallistuu järjestäjäosapuolena.
Rekisterinpitäjä
Suomen pelastusalan ammattilaiset SPAL ry
Vernissakatu 6, 01300 VANTAA
toimisto@spal.fi
puh. (09) 867 8880
Y-tunnus: 1082814-3
Rekisterin yhteyshenkilö
Suomen pelastusalan ammattilaiset SPAL ry
puh. (09) 867 8880, toimisto@spal.fi
Rekisterin nimi
Tapahtumien ja koulutustilaisuuksien osallistuja- ja asiakasrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään Rekisterinpitäjän ja Rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi sekä rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella ilmoittautumisten, tapahtumayhteydenpidon, asioinnin, markkinoinnin, raportoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä ja mahdollistamiseksi. Rekisterissä käsiteltäviä tietoja voidaan käyttää myös tapahtumien markkinointitoimenpiteisiin.
Mikäli rekisteröity ei toimita pyydettyjä tietoja siltä osin kuin tiedot liittyvät tapahtumaan ilmoittautumiseen ja osallistumiseen, Rekisterinpitäjä ei voi ottaa vastaan rekisteröidyn ilmoittautumista eikä sitoutua tapahtumaan osallistumista koskevaan rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen Rekisteröidyn tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman mahdollistamiseksi ja tapahtuman viestinnässä. Tiedot poistetaan, kun niiden edellä määritelty säilytysaika on kulunut.
Rekisterin henkilöryhmät sekä tietosisältö ja henkilötietoryhmät
Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä ovat Rekisterinpitäjän järjestämään tai Rekisterinpitäjän yhteistyössä toisen organisaation kanssa toteuttaman tapahtumaan osallistujia.
Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa rekisterinpitäjän tapahtumaan ilmoittautuneen rekisteröidyn etu- ja sukunimen, organisaation sekä mahdolliset yhteystiedot ja tapahtuman järjestämiseen liittyvät annetut tarpeelliset tiedot. Rekisteröidyn itsensä syöttämät ilmoittautumistiedot tapahtumaan sisältävät mm. seuraavia tietoja: sähköposti, puhelinnumero, organisaatiotieto tai muu tapahtuman järjestettävälle osallistujan lähettämä tieto, kuten esimerkiksi ruokavalio.
Säännönmukaiset tietolähteet
Osallistujan itsensä ilmoittamat tiedot.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Rekisteritietoja voidaan jakaa tapahtuman järjestämän organisaation sisällä sekä tapahtuman järjestäjän/jien ja muiden tapahtuman sidosryhmien kesken. Lisäksi rekisteritietoja voidaan siirtää määritellylle henkilötietojen käsittelijälle tai tapahtuman osallistumisviestintää hoitavalle taholle. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina ja ne tuhotaan tapahtuman päätyttyä. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan, sekä muiden turvatoimien avulla.
Käyttöoikeudet on määritelty käyttäjäryhmittäin ja rekisteri on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet sekä tunnistautumisen. Luvaton pääsy tietoihin estetään myös mm. palomuurin ja teknisen suojautumisen avulla. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi rekisterinpitäjä. Järjestäjäorganisaatiossa myös henkilöstöllä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Osallistujarekisterin käsittelyyn ja ylläpitoon voi osallistua myös tapahtumatoteutuksen yhteistyökumppani ja järjestelmätuki. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus vaatia häntä koskevan virheellisen tiedon korjaamista tai tietojen poistamista siinä tapauksessa, kun henkilötietoja ei enää tarvita rekisterin pitämisen edellytysten mukaisesti. Rekisterin henkilöllä on oikeus muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on kirjattu virheellisesti rekisteriin.
